บัญชีเบื้องต้น
ความหมายของคำว่า”บัญชี”ตามสมาคมนักบัญชีและผู้สอบบัญชีรับอนุญาตแห่งประเทศไทยนั้น คือ
“ศิลปะของการเก็บรวบรวม บันทึก จำแนก และทำสรุปข้อมูลอันเกี่ยวกับเหตุการณ์ทางเศรษฐกิจในรูปตัวเงิน ผลงานขั้นสุดท้ายของการบัญชีคือการให้ข้อมูลทางการเงิน ซึ่งเป็นประโยชน์แก่บุคคลหลายฝ่าย และผู้ที่สนใจในกิจกรรมของกิจการ”
พออ่านแล้วหลาย ๆ คนอาจจะเกิดความงุนงงได้และทำให้อาจจะต้องย้อนกลับไปอ่านอีกครั้ง(ถ้าคุณอ่านรอบเดียวแล้วเข้าใจได้เลย คุณคือยอดมนุษย์) ผมจะขออธิบายให้ทุกคนเข้าใจง่ายขึ้นในฉบับของผมเอง
บัญชี คือ การจดบันทึกรายการ ข้อมูลต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นแล้วในอดีต เพื่อช่วยให้ธุรกิจนั้นสามารถบริหารงานได้อย่างชัดเจนและเป็นระบบ ทำให้การตัดสินใจในธุรกิจนั้นเฉียบคมมากยิ่งขึ้น โดยบัญชีจะมีภาพรวมภาพใหญ่อยู่ 5 ภาพ คือ สินทรัพย์ หนี้สิน ทุน รายได้ และค่าใช้จ่าย
1. สินทรัพย์ (Asset)
สินทรัพย์ (Asset) แบบสรุป คือ สิ่งที่บริษัทควบคุมได้ ประเมินมูลค่าได้และสามารถทำประโยชน์ได้ในอนาคต
ผมจะขอเจาะลึกลงไปอีกเล็กน้อย ในมุมมองของธุรกิจ สินทรัพย์มันสามารถแตกย่อยลงมาได้อีก 2 ประเภท คือ สินทรัพย์หมุนเวียน(Current Assets) และ สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน(Non-current Assets)
- สินทรัพย์หมุนเวียนและสินทรัพย์ไม่หมุนเวียนแตกต่างกันอย่างไร?
ให้ทุกคนคิดว่า สินทรัพย์ที่มีในธุรกิจนั้นมีความเร็วในการแปลงสภาพเป็นเงินสดได้เร็วที่สุดแค่ไหน? หากว่าใช้เวลานานกว่าตั้งแต่ 1 ปีเป็นต้นไป สินทรัพย์นั้นจะถูกจัดเป็นสินทรัพย์ไม่หมุนเวียนทันที
- สินทรัพย์หมุนเวียนทำไมถึงสำคัญ?
หากในธุรกิจมีสินทรัพย์หมุนเวียนเยอะ แปลว่าธุรกิจนั้นมีสภาคล่องที่ดี สามารถนำเงินไปใช้เพื่อต่อยอดหรือใช้หมุนเวียนในบริษัทได้โดยไม่สะดุด
- สินทรัพย์หมุนเวียน มีอะไรบ้าง?
1.เงินลงทุนระยะสั้น คือ เงินที่บริษัทนำไปลงทุนและคาดว่าจะได้ผลตอบแทนภายในระยะเวลาน้อยกว่า 1 ปี เช่น เงินฝากประจำ 3 เดือน เพียงแค่นำเงินไปนอนไว้ในธนาคาร 3 เดือนก็จะได้ผลตอบแทน 1% แล้ว พอผ่านไป 3 เดือนก็สามารถถอนออกมาเป็นเงินสดได้ทันทีโดยมีเงื่อนไขผูกมัด (ข้อมูลจากธนาคารแห่งประเทศไทย ณ วันที่ 2 พฤศจิกายน พ.ศ. 2566)
2.ลูกหนี้การค้า คือ เงินเชื่อที่ธุรกิจรอรับชำระจากลูกค้า ไม่ว่าจะมาจากการขายสินค้าหรือการให้บริการก็ตาม ถ้าบริษัทไหนมีอำนาจต่อรองเยอะ และมีความสามารถในการติดตาม ทวงถามได้เก่ง ก็อาจจะได้รับเงินภายใน 1 วันได้เลย แต่โดยส่วนมากก็จะมีการให้ Credit Term หรือระยะเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินนั้นอยู่ที่ 30 วันแล้วแต่ตกลงกัน
Bonus: ถ้าหากบริษัทเราไม่สามารถเก็บเงินจากลูกหนี้การค้าได้สักที หรือใช้เวลานานกว่าจะเก็บเงินได้แต่ละครั้ง บริษัทอาจต้องทำใจยอมรับว่าในอนาคตบริษัทมีโอกาสที่จะเก็บเงินไม่ได้ สิ่งนี้ในทางบัญชีจะเรียกว่า ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ(Allowance for Bad Debt หรือ Doubtful Accounts)
3.สินค้าคงเหลือ คือ สินค้าที่บริษัททำการซื้อมาหรือผลิตขึ้นมาไว้เพื่อขาย โดยหากเราสามารถส่งมอบให้กับลูกค้าได้ก็สามารถเปลี่ยนเป็นเงินสดได้ทันที เช่น ร้านอาหาร ขายของตามตลาดนัด หรือในบางครั้งก็อาจจะได้รับเงินมาก่อนที่จะทำการส่งของด้วยซ้ำ เช่น การขายของออนไลน์ เป็นต้น แต่หากว่าขายเป็นเงินเชื่อ หรือมีการตกลงกันไว้ว่าจะชำระในอีก 30 วันข้างหน้าก็จะทำให้สภาพคล่องช้าลงไปเล็กน้อย
Bonus: เช่นเดียวกันกับลูกหนี้การค้า สินค้าคงเหลือชนิดใด หรือล็อตไหนที่ไม่ค่อยได้มีการเคลื่อนไหว หรือ ขายออกไมไ่ด้สักที หรือ อาจกลายเป้นสินค้าล้าสมัยไปแล้ว บริษัทอาจจะต้องเผื่อใจไว้ในอนาคตว่าอาจจะขายไม่ได้ ในทางบัญชีจะเรียกสิ่งนี้ว่า ค่าเผื่อสินค้าล้าสมัย(Allowance for Obsolete Inventory)
- สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน
ยกตัวอย่างเช่น ที่ดิน อาคาร และอุปกรณ์(Property Plant and Equipment) เรียกสั้นๆ ว่า PPE ซึ่งโดยลักษณะแล้วจะเป็นสินทรัพย์ที่มีลักษณะคงทนถาวร มีไว้เพื่อดำเนินการในธุรกิจ และอายุการใช้งานตั้งแต่ 1 ปีเป็นต้นไป ซึ่งที่กล่าวมาทั้งหมด ทั้งที่ดิน อาคาร หรืออุปกรณ์ ไม่ใช่ว่าจะเป็นอันไหน ก็ใช้เวลาในการแปลงสภาพออกมาเป็นเงินสดได้ช้า เช่น ทำการตั้งราคา วางขาย ต่อรอง ทำเรื่องกู้ยืมธนาคาร ธนาคารทำการประเมิน ตรวจเครดิต อนุมัต ทำการโอน ส่งมอบ รับเงิน เป็นต้น จะเห็นได้ว่าขั้นตอนกว่ากลายมาเป็นเงินสดนั้นไม่ง่ายเลย
Bonus: มาอีกแล้ว นักบัญชีค่อนข้างจะมีความระมัดระวัง กลัวว่าสินทรัพย์จะแสดงมูลค่าสูงเกินไป ซึ่งผมก็เห็นด้วยนะ เพราะ สินทรัพย์หรือสิ่งของที่เรามีไว้ใช้ในกิจการ เมื่อเวลาผ่านไประยะเป็นเวลาเป็นปี ๆ อาจจะเจอเหตุการณ์น้ำท่วมหรือต่อให้ไม่มีเหตุการณ์อะไรเกิดขึ้นเลย สินทรัพย์ที่ใช้อยู่ในทุกวันยังไงก็ต้องมีการเสื่อมราคาลงหรือด้อยค่าลงอยู่ดี สิ่งนี้ในทางบัญชีจะตั้งชื่อว่า ค่าเสื่อมราคา(Depreciation Expense) และขาดทุนจากการด้อยค่าของสินทรัพย์(Loss in Impairment)
2. หนี้สิน (Liability
หนี้สิน(Liability) คือ ภาระผูกพันธ์ของกิจการหรือสิ่งที่อาจทำให้บริษัทเสียผลประโยชน์ในอนาคตได้
ในทางเดียวกันกับสินทรัพย์ หนี้สินเองก็สามารถจัดประเภทได้ทั้งหนี้สินหมุนเวียน(Current Liability) และ หนี้สินไม่หมุนเวียน(Non-current Liability)
- หนี้สินหมุนเวียนมีเยอะๆ ไม่ดีจริงหรือ?
หนี้สินไม่ว่าจะเป็นประเภทใดก็ตาม ก็ไม่ได้หมายความว่ามันจะเป็นหนี้ที่ไม่ดีเสมอไป การมีหนี้เยอะ อาจจะต้องมองให้ลึกลงไปอีกขั้นว่า หนี้ที่บริษัทมีอยู่นั้น บริษัทตั้งใจจะนำหนี้สินที่มีไปใช้ในวัตถุประสงค์ใด
บริษัทอาจจะมีหนี้เยอะ แต่เป็นหนี้ที่บริษัทก่อขึ้นเพื่อนำไปขยายโรงงาน เพื่อให้รองรับการผลิต และสามารถเพิ่มยอดขายให้มากขึ้นในอนาคตได้ แบบนี้ก็คงดูไม่แย่เท่าไหร่นัก
แต่ทั้งนี้ทั้งนั้น อยากให้คอยสังเกตและระวังอย่าให้หนี้สินรวมมากกว่าสินทรัพย์รวมด้วย อาจเป็นสัญญาณที่ไม่ดีของกิจการ และนอกจากนี้ยังมีอัตราส่วนทางการเงิน(Financial Ratio)ด้านอื่นๆ ควรใช้ประกอบการจัดสินใจด้วย
- หนี้สินหมุนเวียน มีอะไรบ้าง?
1. เงินเบิกเกินบัญชีและเงินกู้ยืมระยะสั้นจากธนาคาร โดยจะต้องตรวจสอบสัญญา และอ่านเงื่อนไขการชำระเงินว่าบริษัทมีหน้าที่ต้องจ่ายชำระภายใน 12 เดือน
2. เจ้าหน้าการค้าและเจ้าหนี้อื่น เป็นขั้วตรงข้ามกับลูกหนี้การค้าที่ได้อธิบายไปก่อนหน้านี้ เช่น เวลาบริษัททำการสั่งสินค้ามา อาจได้รับอนุญาตให้ชำระได้ช้าสูงสุดถึง 30 วัน ซึ่งเป็นเรื่องที่ดีของบริษัท เพราะ สามารถยืดระยะเวลาในการจ่ายเงินออกไปได้นาน และมีกระแสเงินสดอยู่ในบริษัทต่อไปนานถึง 30 วันด้วย ทั้งนี้ทั้งนั้น 30 วันก็ถือว่าไม่เกิน 12 เดือนอยู่ดี ดังนั้น เจ้าหน้าการค้าหรือเจ้าหนี้อื่น ๆ ก็จะถูกจัดเป็นหนี้สินหมุนเวียนตามคำนิยาม
3.ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย เช่น ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายตามแบบแสดงรายการประเภทต่าง ๆ เงินสมทบประกันสังคมค้างจ่าย ค่าทำบัญชีค้างจ่าย หรือค่าสอบบัญชีค้างจ่าย ทั้งหมดนี้ล้วนแล้วแต่เป็นสิ่งที่บริษัทมีหน้าที่จะต้องชำระให้กับหน่วยงานหรือองค์กรต่างๆ ให้แล้วเสร็จภายในระยะเวลาอันสั้น
ตัวอย่างของหนี้สินไม่หมุนเวียน
หุ้นหู้หรือพันธบัตร เป็นเหมือนการกู้ยืมเงินมาในระยะยาวแล้วแต่ผู้ให้ยืม โดยบริษัทต้องจ่ายดอกเบี้ยเป็นผลตอบแทน และคืนเงินต้นให้กับผู้ออกหุ้นหู้หรือพันธบัตรเมื่อครบกำหนด
- หุ้นกู้ (Corporate Bond) ต่างกับ พันธบัตร(Treasury Bill) อย่างไร?
แตกต่างกันตรงที่ผู้ระดมทุน หุ้นกู้จะใช้กับการจัดระดมทุนโดยบริษัทเอกชน แต่ พันธบัตร(Treausry Bill) หรืออีกชื่อหนึ่งคืน พันธบัตรรัฐบาล(Government Bond) คือหุ้นกู้ที่ออกโดยรัฐบาล และอัตราดอกเบี้ยที่มอบให้ของพันธบัตรรัฐบาลมักจะต่ำกว่าหุ้นกู้ที่ออกโดยบริษัทเอกชน
เงินกู้ยืมระยะยาว (Long-term Loans) เป็นเงินกู้ยืม ที่กำหนดคืนเงินนานกว่า 1 ปีเป็นต้นไปหรือเงินกู้ยืมระยะสั้นที่สามารถขยายระยะเวลาการกู้ยืมแบบอัตโนมัติไปเรื่อย ๆ โดยส่วนมากจะมาจากสถาบันการเงินหรือธนาคา
3. ส่วนของเจ้าของ (Owner’s Equity)
ส่วนของเจ้าของ (Owner’s Equity) คือ ทุนที่เจ้าของเองนำมาลงทุนให้กับบริษัท หรืออีกชื่อหนึ่ง คือ สินทรัพย์สุทธิ(Net Asset) ซึ่งเท่ากับผลต่างของสินทรัพย์และหนี้สิน (สินทรัพย์ – หนี้สิน)
ส่วนของเจ้าของ จะสามารถแบ่งออกมาได้ 2 ส่วนหลัก คือ ทุนเรือนหุ้น และ กำไร(ขาดทุน)สะสม
โดยทุนจดทะเบียน คือ การที่เจ้าของกิจการนำเงินมาลงทุนโดยจะกำหนดจำนวนเงินให้แต่ละหุ้นอย่างละเท่า ๆ กันตามที่ได้จดทะเบียนไว้ ส่วนกำไรหรือขาดทุนสะสมนั้น จะมาจากงบกำไรขาดทุนที่ได้ทำการสรุปไว้ในบรรทัดสุดท้ายและทำการสะสมทบกันมาเรื่อย ๆ ในทุก ๆ ปี ตั้งบริษัทดำเนินกิจการมา
3 ส่วนแรกที่ได้กล่าวมานั้นจะถูกจัดอยู่ในรูปแบบของ งบแสดงฐานะการเงิน(Statement of Financial Position) หรือชื่อเก่าคือ งบดุล (Balance Sheet) นั่นเอง
ต่อมาเราจะไปกันต่อในส่วนของรายได้ ค่าใช้จ่าย และกำไร(ขาดทุน) ที่ถูกจัดอยู่ใน งบกำไรขาดทุน( Income Statement หรือชื่อเก่า Profit and Loss Statement)
4. ค่าใช้จ่าย
“ค่าใช้จ่าย คือ กระแสเงินสดที่ต้องจ่าย การซื้อเชื่อ หรืออะไรก็ตามที่ทำให้บริษัทเสียผลประโยชน์” หลาย ๆ คนอาจเคยได้ยินคำ่า ต้นทุน และอาจเกิดข้อสงสัยว่า ต้นทุนต่างกับค่าใช้จ่ายอย่างไร มันก็คือค่าใช้จ่ายอยู่ดีหรือไม่
ต้นทุน คือ ส่วนหนึ่งของค่าใช้จ่ายที่บริษัทต้องจ่าย แต่จะเป็นการจ่ายเพื่อกิจกรรมหลักโดยเฉพาะเท่านั้น ยกตัวอย่าง ธุรกิจร้านอาหาร ต้นทุนของการทำอาหาร อาจเป็นได้ทั้งค่าเนื้อสัตว์ ค่าผัก ค่าวัตถุดิบต่าง ๆ ค่าแรงงาน เป็นสิ่งที่ต้องจ่ายเพื่อให้ได้มาซึ่งสินค้า(หรืออาหารตามที่ได้ยกตัวอย่าง)
ต้นทุน ต่างกับ ค่าใช้จ่ายอย่างไร?
ต้นทุนเป็นสิ่งจำเป็นที่ต้องจ่ายเพื่อให้ได้มาซึ่งสินค้า ในขณะที่ค่าใช้จ่ายที่บริษัทอาจจะจ่ายหรือไม่จ่ายก็ได้ เป้นค่าใช้จ่ายทางอ้อมที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับสินค้าโดยตรง เช่น เงินเดือนพนักงานทำความสะอาด หากเราไม่จ่ายเงินเดือนแม่บ้าน ก็ไมไ่ด้มีผลกระทบอะไรกับสินค้าของเรา เรายังสามารถทำให้มันเสร้จสิ้นและขายได้ตามปกติ
นอกจากนี้ค่าใช้จ่ายยังสามารถแบ่งออกได้อีก 2 ประเภท คือ ค่าใช้จ่ายในการขาย(Selling expense) และ ค่าใช้จ่ายในการบริหาร(Administrative Expense)
- ค่าใช้จ่ายในการขาย คือ สิ่งที่บริษัทจ่ายไป แล้วมีผลกระทบต่อยอดขายของกิจการโดยตรง เช่น ค่าขนส่งออกให้กับลูกค้า เงินเดือนพนักงานขายสินค้า ค่าโฆษณา เป็นต้น
- ค่าใช้จ่ายในการบริหาร คือ สิ่งที่บริษัทจ่ายไป เพื่อให้การบริหารกิจการของบริษัทเป็นระบบและง่ายต่อการตัดสินใจ เช่น ค่าทำบัญชี ค่าเช่าพื้นที่สำนักงาน เงินเดือนผู้บริหาร หรือค่าที่ปรึกษาธุรกิจ เป็นต้น
และเคยสงสัยไหมว่า ถ้าเราจ่ายเงินซื้อของหรือลงทุนจ่ายในสิ่งที่มีมูลค่าสูงมาก ๆ เราจะต้องนำค่าใช้จ่ายที่จ่ายทั้งหมดนั้นมาลงไว้ในปีเดียวเลยไม่? ในทางบัญชีจะมีหลักในการพิจารณาด้วยว่า ค่าใช้จ่ายบางอย่างที่จ่ายไป อาจไม่ได้เกิดขึ้นในปี ๆ เดียวเท่านั้น อาจจะต้องทยอยรับรู้รายจ่ายตามจำนวนปี เพื่อไม่ให้บริษัทมีค่าใช้จ่ายสูงเกินไป
สินทรัพย์ ต่างจาก ค่าใช้จ่ายอย่างไร?
สินทรัพย์กับค่าใช้จ่ายต่างกันตรงที่อายุการใช้งาน เพราะ 1 ในนิยามของสินทรัพย์นั้น คือ จะต้องมีอายุการใช้งานมากกว่า 1 ปีเป็นต้นไป หากใช้แล้วหมดไปภายในปีเลย จะถือว่าเป็นค่าใช้จ่าย
ต้องจ่ายมากเท่าไหร่ถึงจะกลายเป็นสินทรัพย์?
ในเรื่องของตัวเลข เป็นเลขที่ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของผู้บริหาร ไม่ได้มีการกำหนดตายตัวว่าจะต้องเป็น 1 หมื่น 1 แสน หรือ 1 ล้านเป็นต้นไป ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของแต่ละกิจการ ยกตัวอย่างเช่น บริษัทอาจกำหนดไว้ที่ 10% ของทุนจดทะเบียน เป็นต้น
กำไร คือ ยอดคงเหลือระหว่างรายได้และค่าใช้จ่าย(กำไร = รายได้ – ค่าใช้จ่าย) และหากว่าค่าใช้จ่ายมากกว่ารายได้ แบบนี้จะเรียกว่า ขาดทุน
เพื่อให้สามารถวิเคราะห์ตัวเลขกำไรได้ง่ายยิ่งขึ้น ผมจะขอเพิ่มคำศัพท์อีก 2 คำ เพราะ ในวงการธุรกิจเราจะได้ยิน 2 คำนี้บ่อยมาก ซึ่งก็คือ กำไรขั้นต้น (Gross Profit) และกำไรสุทธิ (Net Profit)
กำไรขั้นต้น คือ กำไรที่เรานำเพียงรายได้จากการขายหรือให้บริการหักออกจากต้นทุนขายหรือให้บริการโดยตรงในช่วงเวลาหนึ่งเท่านั้น (กำไรขั้นต้น = รายได้ – ต้นทุน)
กำไรสุทธิ คือ กำไรที่เกิดจากการรวมรายได้จากทุกแหล่งหักออกจากค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาหนึ่ง (กำไรสุทธิ = รายได้ทั้งหมด – ค่าใช้จ่ายทั้งหมด)
